Bewerbungsinformationen für Institutionen
Zeitplan
Der Beratungsprozess soll im März 2024 beginnen und max. 12 Monate dauern. Die drei geplanten Beratungstermine sollen in Präsenz stattfinden und sind jeweils individuell mit dem Team abzustimmen. Der Beratungsprozess sollte spätestens im März 2025 abgeschlossen sein. Die Teilnahme für Sie ist kostenfrei.
Phase I
Vorbereitung (November 2023 bis März 2024)
- Ausschreibung des Programms, Anmeldung und Registrierung
Es erfolgt zunächst eine schriftliche Anmeldung zur Teilnahme an diesem Projekt.
- Auswahl und Audit der bewerbenden Institutionen
Die im Vorlauf erhobenen Details zur Ist-Situation der Institution und zur Zielstellung werden verarbeitet und in Hinblick auf eine mögliche Beratung ausgewertet.
- Vermittlung der Beraterinnen und Berater und Kontaktaufnahme
Die ba koordiniert in Absprache mit der ausgewählten Institution Vorschläge für ein adäquates Vor-Ort-Berater-Team. Anschließend beginnt die gegenseitige Kontaktaufnahme.
- „Kick-off“
Briefing der Beratungsteams im Rahmen eines internen Treffens in der ba.
Phase II
Durchführung (April 2024 bis März 2025)
- Dialog und Analyse
In dieser Phase erfolgt die Analyse der Ist-Situation (Voraussetzungen, Ressourcen, Programme, Konzepte, Arbeitsprozesse) durch Gespräche zwischen dem Vor-Ort-Berater-Team, Leitungskräften und verantwortlichen Mitarbeitenden, ergänzt durch Beobachtungen und Recherchen zu Organisationsverhalten und institutionellen Routinen.
Anschließend erfolgt die Festlegung der Zielstellung sowie der Entwurf und die Strukturierung der möglichen Vorgehensweisen. Dieser Prozess und die Ergebnisse der Überlegungen und Feststellungen werden durch die Beratungsteams dokumentiert und mit den Leitungskräften und Mitarbeitenden der Einrichtung abgestimmt.
- Entwurf Konzeptansatz
Berater und Beraterinnen und die Einrichtungen entwickeln gemeinsam aus der abgestimmten Dokumentation der vorausgegangenen Dialog- und Analysephase erste Strategien, um die Ziele zu erreichen. Dazu werden Maßnahmen geplant, die auf die Situation vor Ort abgestimmt sind, d.h. sie sind zeitlich, finanziell und personell realisierbar, inhaltlich sinnvoll und auf nachhaltige Wirkung ausgelegt. In dieser Etappe erfolgt ebenfalls die Sondierung örtlicher oder überregionaler Netzwerke, die als fachliche Partner und Begleiter auch in Zukunft eingebunden sind und noch eingebunden werden können.
- Empfehlungen und Maßnahmenplan
Aus der Analyse und dem Entwurf entwickelt das Beraterteam zusammen mit der Institution einen Maßnahmenplan für die im Beratungsprozess erarbeiteten Strategien. Dieser Plan hat keinen verbindlichen, sondern empfehlenden Charakter und kennzeichnet sich durch die Offenheit der Handlungsmöglichkeiten und deren Realisierung durch die Institution.
Phase III
Dokumentation und Nachbearbeitung (April 2025 bis September 2025)
- Darstellung des Beratungsverlaufs, Ergebnisse der Analyse und Empfehlungen zur Realisierung; Follow-up
Abschließend erstellt das Beraterteam die Dokumentation. Darin enthalten ist eine Darstellung des Beratungsverlaufs, alle relevanten Ergebnisse der Analyse und die gemeinsam mit der Institution erarbeiten Empfehlungen (Maßnahmeplan). Die Abschlussdokumentation wird der Institution in schriftlicher Form übergeben und bei Bedarf mit einer persönlichen Präsentation ergänzt, die zu einem abschließenden Meinungsaustausch genutzt werden kann. Die Einrichtung hat auf dieser Grundlage dann grundsätzlich die Möglichkeit im Förderprogramm »Vermittlung und Integration« die Umsetzung der Empfehlungen voranzutreiben.
Nach sechs Monaten besuchen die Expertinnen und Experten die Einrichtung erneut, um gemeinsam mögliche offene Fragen zu klären und ggf. Nachjustierungen vorzunehmen.